Pointer le grand livre comptable

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jmmelagne

03 août, 2020

Le grand livre comptable fait partie des documents comptables obligatoires d’une entreprise. Il permet une lecture rapide des opérations ayant pu impacter les comptes d’une entreprise. On peut y lire par exemple le solde du compte au début de la période; l’ensemble des mouvements ayant affecté le compte au cours de l’année d’exercice (débit et crédit); le solde du compte à la fin de la période.

Le grand se décline généralement en deux parties :

  • Le grand livre général composé des comptes de classe 1 à 7 (les comptes utilisés pour le bilan et les résultats)
  • Le grand livre auxiliaire détail les comptes clients et fournisseurs (411 et 401)

Exemple de présentation grand livre comptable

Avec le grand livre, on démarre généralement par le pointage des comptes de classe 4 (les comptes clients et fournisseurs). Ce qui nous amène à passer des OD.

D’abord, qu’est-ce que c’est que des OD (opérations diverses) ?

En comptabilité, il existe deux types d’opérations diverses : les OD centralisatrices et les OD réparatrices. Les OD centralisatrices comptabilisent les salaires, les charges sociales et la TVA. Elles débitent un compte de charge et créditent un compte de classe 4 (compte de tiers).

Lorsque l’on pointe, on passe des OD réparatrices, celles qui corrigent les erreurs faites pendant la saisie des journaux (achats, ventes, trésorerie).

Si vous vous êtes trompés dans la codification d’un fournisseur, d’un client, d’un encaissement ou d’un règlement quelconque,  il faut le corriger. Pour ce faire, vous passez des OD réparatrices. Cette opération rectifie le solde des comptes concernés pour les amener à leur juste valeur.

Je vous donne un exemple réel mais court d’OD réparatrices :

capture02

Il s’agit ici de fournisseurs dont le solde est erroné parce que le mauvais chéquier a été utilisé et que le règlement a été débité sur le compte personnel du gérant.

D’autres présentent de petites anomalies tenant à des erreurs de règlement.Il faut les solder. Dans ce cas, le compte charges exceptionnelles est utilisé (compte 678000 dans cet exemple).

Toutes sortes d’OD peuvent être utiles parce que les erreurs commises pendant la saisie sont totalement aléatoires.

Il n’existe pas de liste exhaustive des OD à passer pour corriger les comptes. Vous pouvez par exemple être amenés à saisir une facture d’achat sur le journal des OD parce que le compte fournisseur est débiteur et que vous vous apercevez que vous avez omis de passer la facture sur le journal des achats. Idem pour les ventes.

Vous remarquerez dans l’exemple ci-dessus que le fait de passer les OD permet le lettrage des comptes corrigés et ce lettrage est primordial pour votre prochaine révision : vous n’aurez pas à revenir sur les périodes antérieures.

J’ai presque oublié l’essentiel parce qu’il me semble évident : commencez par pointer les fournisseurs débiteurs et les clients créditeurs. Ce n’est pas le sens normal du solde (sauf exceptions : acompte versé à un fournisseur, avoir en attente, acompte reçu d’un client).

Vous devez vous familiariser avec ces OD réparatrices sans les craindre: une OD passée à l’envers ou passée à mauvais escient n’est pas une catastrophe. Le journal des OD n’est qu’une partie infime des opérations comptables et sa visibilité est grande parce qu’il ne contient normalement que des opérations relativement simples.Une erreur commise sur un journal d’OD est facilement repérable et fera l’objet d’une autre OD, c’est tout.

A contrario, imaginez que, dans un journal d’achats, vous ayez, de temps en temps, inversé le montant HT et celui de la TVA. Vous allez devoir localiser les erreurs une par une, repérer la période ou elles se sont produites, passer les factures à l’envers pour les repasser à l’endroit.C’est un travail de titan et je ne suis pas sûr que vous vous aperceviez de ce type d’erreur parce qu’il suppose, au préalable, une démarche globale de détection de cohérence tant sur les achats ou frais généraux que sur la TVA récupérable.

Tout ça pour vous dire : passez vos OD tranquillement, même si c’est à tort il est toujours possible et surtout facile de revenir dessus. Attention, je parle des OD réparatrices passées dans le cadre du pointage des comptes clients, fournisseurs et autres tiers.

A l’inverse, ne devenez pas un ou une frénétique de l’OD ; ça reste une opération « marginale » qui est là pour corriger des erreurs. Ce n’est pas le journal des OD qui doit être le plus « riche » de votre comptabilité ; au contraire, plus il sera dépouillé, plus il attestera de votre fiabilité dans la saisie des écritures.

Vous avez fini les clients et les fournisseurs ?

Suivez le grand livre et attaquez vous aux salaires (rémunérations dues), aux organismes sociaux, à la TVA, à l’IS etc..

Vous allez même pouvoir passer des OD centralisatrices si vous les avez oubliées. Je vous en montre un exemple :

Capture01

Ici la centralisation des charges sur salaires

et des salaires……

Des OD centralisatrices !

On fait quand même de belles choses en comptabilité ….

Allez, je vous laisse finir le pointage de la classe 4 et arriver tranquillement à la fin des comptes de bilan….

Vous en êtes au pointage des classes 1 à 5 (comptes de bilan). Faites attention à ce que le journal des « à nouveaux » soit bien intégré dans les comptes. Jusqu’ici tout est vrai et je ne vous ai pas menti.

J’ai simplement omis volontairement, pour vous préserver, de vous dire que le journal des « à nouveaux » comportait certaines petites « fioritures »dont j’ai gardé le secret pour ne pas déflorer tous les charmes du grand livre.

C’est ainsi que vous allez trouver :

– dans les comptes clients, le compte « factures à établir »

– dans les comptes fournisseurs, le compte « factures à recevoir »

– et, de ci de là, les comptes « état charges à payer », « taxe d’apprentissage », « formation continue », « contribution territoriale », « intérêts courus », etc,etc…

En fait, tous ces comptes ont été créés à l’occasion des écritures d’inventaire de l’exercice précédent pour constater tous les produits et toutes les charges dudit exercice qui n’étaient pas encore comptabilisés à la date de clôture.

Soyons simples ; appelons ça des charges à payer ou des produits à recevoir. Un exemple que votre cabinet comptable connaît bien ; ses propres honoraires. La clôture a lieu le 31 Décembre et il sait qu’il va vous faire une note d’honoraires le 15 Janvier suivant de 2000 HT. Il passe donc une écriture :

débit : compte de charges (honoraires)    2000

débit ; TVA sur facture à recevoir              392

crédit : fournisseur facture à recevoir                       2392

Il en va de même pour toutes les taxes payables sur l’exercice suivant (apprentissage, formation continue, etc..)

Et tout ça se retrouve sur le grand livre de l’exercice suivant dans les  » à nouveaux « …..et ça vous embête.

Je vais vous parler comme un pro : « passez les extournes ! »

Maintenant, je vous donne le tuyau: une extourne n’est que la passation à l’envers de l’écriture initialement passée. Autrement dit, vous demandez quelles sont les écritures qui ont été passées pour les charges à payer et les produits à recevoir à la clôture de l’exercice précédent et vous passez strictement les mêmes dans l’autre sens; en clait vous remplacez les débits par des crédits et vice versa.

Et vos comptes bizarres disparaissent…

Nous n’en sommes pas aux écritures d’inventaire mais au moins vous savez comment les éliminer et c’est déjà beaucoup pour des néophytes.

Extourne

J’ai oublié de vous mettre un exemple d’extourne. Je suis presque confus mais, comme vous allez le voir, ce n’est pas spectaculaire.

Capture01

C’est décevant et pourtant c’est ça.

Du coup, je vais vous passez l’extourne de la facture du cabinet comptable que je vous ai montré dans le message précédent:

-au débit : fournisseurs ‘factures à recevoir)           2392.00

-au crédit: honoraires (classe 6)                                              2000.00

-au crédit: TVA sur factures à recevoir (classe 4)                        392.00

Vous appelez ça EXTOURNE dans le libellé et vous avez l’air d’un pro.

Il en est des « extournes » comme du journal des « à nouveaux » dont je vous ai déjà dit qu’il ne posait problème qu’au cours du premier exercice de saisie.

La plupart des programmes sont équipés de l’extourne automatique des écritures d’inventaire.Mais, bien entendu, encore faut il avoir déjà un exercice en ligne avec lesdites écritures.

Là, je sens que je vais trop vite. Finissez donc le pointage des comptes de bilan et après on va plus loin.